HİBELİ/HİBESİZ TÜM ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN

LLP/ERASMUS BİRİMİ’NE TESLİM ETMELERİ GEREKEN BELGELER 

A-) Yurt Dışına GİTMEDEN ÖNCE Teslim Edilmesi Gereken Belgeler

1- MÜ LLP/Erasmus Birimi Başvuru Formu*Aslı

Öğrencilerin LLP/Erasmus Birimi tarafından  duyurulan başvuru tarihleri ve esaslarına uygun olarak, Başvuru Formunun(bilgisayar ortamında doldurulmuş) aslı ve M.Ü.Transkripti (Not Belgesi) ile birlikte başvurularını yapmaları gerekmektedir.  Erasmus başvurusu sırasında LLP/Erasmus Birimi’ne gönderilmek üzere Bölüme öğrenci tarafından teslim edildiğinden yeniden doldurulmasına gerek yoktur.

2- İkili Anlaşma (Bilateral Agreement)  *Fotokopi

İlgili akademik yılını kapsayan İkili Anlaşma belgesinin ilgili Bölümden fotokopisi alınıp, LLP/Erasmus Birimine teslim edilecektir.  

3- (Student Application Form)  *Fotokopi

Misafir olunacak üniversiteye başvurunun “Online” olarak yapılması halinde başvuru belgesinin bir çıktısının teslim edilmesi gerekmektedir. Misafir olunacak üniversitenin Başvuru Formuna ulaşılamaması halinde web sayfamızdaki form Üniversitenin logosu çıkarılarak bilgisayar ortamında doldurulup gönderilecektir.

4-Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) *Aslı

Yurtdışında alınacak derslerin eşdeğerliğinin sağlanabilmesi için, öğrencilerin Öğrenim Anlaşması (L.A.)’na yazılacak dersleri Erasmus Bölüm Koordinatörleriyle birlikte belirlemesi ve bilgisayarda doldurdukları formun 3 nüsha çıktısını alıp Erasmus Bölüm ve Kurum Koordinatörlerine imzalatmaları gerekmektedir. Bu formlar daha sonra misafir olunan üniversiteye gönderilir. Misafir olunan üniversitenin Erasmus Koordinatörleri imzaladıktan sonra, Orijinal Öğrenim Anlaşmalarından (L.A.) 1’i misafir olunan üniversitede, 1’i Marmara Üniversitesi LLP/Erasmus Birimi’nde, 1’i de öğrencide kalacağı için 3 orijinal L.A. hazırlanması gerekmektedir.

LA belgesinin Akademik Eşdeğerlik belgesi ile birlikte her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanması gerekmektedir. Dönem başına alınması gereken ECTS kredi miktarı lisans ve lisansüstü tüm öğrenciler için minimum 30’dur.

Dönem başına her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanan LA belgesi ile birlikte yine her dönem için ayrı ayrı 3’er adet Akademik Eşdeğerlik Belgesi hazırlanması gerekmektedir. LA belgesinde değişiklik yapılması halinde,  öğrencininÜniversitemizdeki Bölüm Koordinatörünün bilgisi dahilinde LA değişiklik sayfası ile birlikte yeni bir Akademik Eşdeğerlik Belgesi hazırlanması ve Akademik Eşdeğerlik Belgesi üzerinde değişiklik kutucuğunun işaretlenmesi gerekmektedir. Akademik Eşdeğerlik Belgesi misafir olunan üniversiteye gönderilmeyecektir. LA belgesinde tüm imzaların orijinal olması gerekmektedir.

LA belgesinin bilgisayar ortamında, “Sending Institution” ve “Receiving Institution” kisimlarinin ilk sayfaya sığacak şekilde hazırlanarak öğrenci yurtdışına gitmeden misafir olunacak üniversiteye gönderilmesi ve öğrencinin yurtdışına gitmeden önceki tarihler atılarak imzalanıp Birimimize teslim edilmesi gerekmektedir. Çeşitli nedenlerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin öğrencinin misafir olduğu kurumda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 1 ay içinde yapılmış olması, değişiklik sayfasının da yine aynı şekilde hem Sending Institution hem de Receiving Institution kısımlarının imzalanması gerekmektedir. LA değişiklik sayfalarının da imzalı onaylı aslının yurtdışından dönüşte LLP/Erasmus Birimi’ne teslim edilmesi gerekmektedir. 

5- Akademik Eşdeğerlik Belgesi  *Aslı

Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ile birlikte her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanacaktır. Akademik Eşdeğerlik Belgesi’nde “Gidilen Kurumda Alınacak Dersler” bölümüne, Learning Agreement’da ECTS kredi miktarı ile birlikte girilen derslerin birebir aynısı girilecektir. “Marmara Üniversitesi’ndeki Eşdeğer Dersler” kısmında belirtilen derslerin toplam ECTS kredisi ile “Gidilen Kurumda Alınacak Dersler” kısmında belirtilen derslerin toplam ECTS kredi miktarlarının (dönem başına 30 ECTS) eşdeğer olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.

Akademik Eşdeğerlik Belgesinin öğrenci ile Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanıp Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu’ndan geçtikten sonra Erasmus Koordinatörü ve Kurum Koordinatörü tarafından imzalanmak üzere LLP/Erasmus Birimi’ne bırakılması gerekmektedir.  

Birimimiz tarafından imzalanan tüm belgelerin takibinin, ilgili bölüme ya da misafir olunan üniversiteye gönderilmek/teslim edilmek üzere öğrenci tarafından veya öğrencinin vekalet bıraktığı kişi tarafından yapılması gerekmektedir.

6- Davet Mektubu (Invitation Letter)  *Fotokopi

Misafir olunacak üniversiteye başvuru yaptıktan sonra öğrenciye gönderilen Davet Mektubu’nun bir kopyası LLP/Erasmus Birimine getirilecektir. Belgenin asli vize işlemleri nedeniyle Konsolosluk için gerektiğinden öğrencide kalacaktır.  

7- Öğrenci Sözleşme Formu  *Aslı  (Hibesiz öğrenciler doldurmayacaklardır)

Sözleşme Formu, ogrenci ile birlikte LLP/Erasmus Birimi tarafından doldurulacaktır. Sözleşme Formunun düzenlenebilmesi için;

-       Vizeyi aldığına dair vize sayfa fotokopisi,

-       Davet Yazısı fotokopisi

-       Ögrenci Belgesi aslı (ilgili bolum tarafindan duzenlenecek)

-       Halkbankası Kuyubaşı Şubesinde ögrencinin adına açılmış vadesiz Euro hesabi olduğunu gösterir banka belgesi fotokopisi

-       Nüfus Cüzdan Fotokopisi gerekmektedir.

8- Pasaport ve Vize Yazısı Formu

Bu form öğrenci tarafından doldurulup imzalandıktan sonra Kabul Belgesi ve Akademik Takvim ile birlikte LLP/Erasmus Birimi’ne teslim edilecektir.

Formda gidilen üniversitede ‘dönem başlama ve bitiş tarihleri’ kısmına Kabul Belgesinde yer alan misafir olunacak üniversitede dönem başlama ve bitiş tarihleri girilecektir. Şayet Kabul Belgesinde tarihler gün, ay, yıl olarak belirtilmemişse, Akademik Takvimde belirtilen tarihler sınav tarihlerini de kapsayacak şekilde girilecektir.

Dönem başlama ve bitiş tarihlerinin mutlaka belgeye dayalı olması gerekmektedir. Zira tarihlerin Konsolosluk tarafından belgelenmesi talep edilecektir.

Harçsız Pasaport kısmını pasaportu olmayan öğrenciler işaretleyeceklerdir. Pasaportu olan öğrenciler ise, pasaportun süresinin uzatılması kısmını işaretleyeceklerdir. Her iki durumda da işlemlerin harçsız yapılabilmesi için gerekli belge düzenlenecektir.

Pasaport ve vize işlemleri ile ilgili Birimimizden Konsolosluğa hitaben yazılacak maddi destek yazısı alınmadan Konsolosluktan randevu alınmaması gerekmektedir.

Harçsız öğrenci pasaportu ya da pasaport süresinin uzatılması ile ilgili yazı alan öğrencilerin belgelerini öncelikle Bostancı’da Rıhtım Veraset ve Harçlar Vergi Dairesi Müdürlüğü’ne onaylatmaları gerekmektedir. (Tel: 0216 577 31 43)

9- Banka Belgesi  *Fotokopi   (Hibesiz öğrenciler getirmeyeceklerdir)

Halkbankası Kuyubaşı Şubesi'nde öğrencinin kendi adına vadesiz Euro hesabi açtırdığına dair Banka Belgesinin Fotokopisigerekmektedir.

10- Pasaport 1., 2., 3. sayfaları, pasaport süresi, kimlik bilgileri ve vize sayfalarının Fotokopisi

11- Vekaletname Fotokopisi

12- Nüfus Cüzdan Fotokopisi

13- Öğrenci Belgesi Aslı

14- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi

15- Gidiş Bileti Fotokopisi

16- Akademik Takvim Fotokopisi

Misafir olunacak üniversitede derslerin ne zaman başlayıp biteceğini, sınav başlama bitiş tarihlerini, varsa  oryantasyon tarihleri vb. bilgileri içeren belge. (Bu belge, misafir olunacak üniversitenin web sayfasından ya da ilgili üniversitenin Erasmus Ofisinden temin edilebilir.)

B-) Yurt Dışına GİDER GİTMEZ Teslim Edilmesi Gereken Belgeler

17- Learning Agreement’da değişiklik yapılması halinde yine 3 adet bilgisayar ortamında düzenlenerek her iki kurum tarafından imzalı orijinal belge LLP/Erasmus Birimine gönderilir. 

18- Varış Konfirmasyon Formu (Arrival Form)  *Aslı

 Öğrencinin misafir olacağı üniversiteye ulaşır ulaşmaz Arrival Formu’nu LLP/Erasmus Birimine taratıp bilgisayar ortamında,  yurtdışından dönüşünde ise aslını getirmesi gerekmektedir. Her dönem için ayrı ayrı düzenlenmesi gerekmektedir.

C-) Yurt Dışından DÖNDÜKTEN SONRA Teslim Edilmesi Gereken Belgeler

19- Katılım Belgesi (Certificate of Attendance) *Aslı

Bu belge ile öğrencinin öğrenim süresince derslere devam ettiğini gün, ay, yıl olarak imzalı ve mühürlü  belgelemesi gerekmektedir.

Her dönem için ayrı ayrı düzenlenmesi gerekmektedir.

Öğrenci yurtdışında Erasmus Yoğun Dil Kursu’na katıldı ise, hangi tarihler arasında katıldığını gösterir belge aslını Birimimize ayrıca teslim etmesi gerekmektedir.

20- Transcript  *Aslı

Misafir olunan üniversiteden alınan Transkript belgesinin aslı Akademik Tanınma Belgesi düzenlenmesi üzere ilgili bölüme teslim edilir. Transcriptin bir fotokopisi Erasmus Birimine iletilecektir.

Öğrencinin Learning Agreement’da almayı taahhüt ettiği ve Akademik Eşdeğerlik Belgesi ile onaylanan derslerin tamamının kredi karşılıkları ile birlikte Transcript belgesinde görülmesi gerekmektedir. Şayet başarısız olunan dersler var ise bu derslerin de ECTS kredileri ile birlikte girilmesi gerekmektedir.

Lisansüstü öğrencilerinin tez çalışmasının da başarılı ya da başarısız olarak değerlendirilmesi ve yapılan çalışmanın dönem başına minimum 30 ECTS ile kredilendirilmesi gerekmektedir.

21- Öğrenci Rapor Formu *Aslı

Faaliyet dönemini tamamladığında, öğrencinin faaliyetine ilişkin özet bilgileri ve öğrencinin değerlendirmelerini içeren belgedir. Bilgisayar ortamında doldurulması gerekmektedir.

22- Pasaport giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların Fotokopisi.

Sadece bu Program ile ilgili yurtdışına çıkış ve ülkeye giriş tarihlerinin olduğu sayfaların fotokopisinin bırakılması gerekmektedir. Şayet öğrenim süresi içinde ülkeye giriş çıkış olmuş ise, bu tarihlerin belgelenmesi gerekmemektedir.

23- Dönüş bileti Fotokopisi.

24- Akademik Tanınma Belgesi *Aslı

Öğrenci yurtdışından döndükten sonra Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanacak ve misafir olunan üniversiteden alınan Transkript ile birlikte bir aslı LLP/Erasmus Birimine teslim edilmek üzere her dönem için ayrı ayrı 3’er adet bilgisayar ortamında düzenlenecektir.

25- Öğrenci Bilgi Formu

Bilgisayar ortamında doldurularak LLP/Erasmus Birimi’ne teslim edilmelidir.

Öğrenci Bilgi Formunda yer alan kayıt numarası kısmı boş bırakılacaktır. Nihai alacağı derece kısmına örn; lisans, yüksek lisans, doktora vb. yazılacaktır. Ders alan kodu örn; işletme öğrencileri için eski kod 04.0, yeni kod 34 olarak yazılacaktır (Ders Alan Kodları). Daha önce okuduğu yıl sayısı örn; lisans öğrencisi ise lisans programında okuduğu yıl sayısı yazılacaktır. ECTS kullanımı Evet “E” şeklinde girilecektir. Misafir olunan ülkede dil kısmına eğitim dili örn; Almanca ise DE yazılacaktır. Öğrencinin son genel not ortalaması kısmına başvuru sırasında almış olduğu transcript belgesinde yer alan not ortalaması girilecektir. Dil programına (EYDK) başlangıç ve bitiş tarihi kısmına, yurtdışında Erasmus Yoğun Dil Kursu’na katılım oldu ise başlama ve bitiş tarihleri gün, ay, yıl olarak girilecektir. Öğrencinin misafir olacağı kurum kısmına kurumun adı ve ID kodu girilecektir. Örn; Üniversitemizin ID Kodu: TR ISTANBU05 (İkili Anlaşmalar listesinden temin edilebilir). Hibe ile ilgili bilgiler Birimimizden temin edilecektir.

NOTLAR :

1- Hibeli/Hibesiz tüm Erasmus öğrencilerinin belgelerini hem LLP/Erasmus Birimi’ne, hem ilgili Bölüme hem de misafir olunan üniversiteye teslim etmeleri gerekmektedir. Misafir olunacak üniversiteye Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Akademik Tanınma Belgesi vb. belgeler gönderilmeyecektir.

2- Erasmus Öğrencileri yurtdışında bulundukları dönemler de dahil olmak üzere M.Ü. öğrenci harcını yatırmakla yükümlüdürler.

3- Öğrencilerin yurtdışına çıkış tarihleri farklı olduğundan, yurtdışına çıkmadan önce Birimimize teslim edilecek belgeler için bir tarih konulmamıştır. Ancak misafir olunacak üniversitenin son başvuru tarihleri ve istemiş olduğu belgeler de dikkate alınarak Birimimizce istenilen belgeler ile birlikte her iki kurumun talepleri göz önünde bulundurularak belgeler düzenlenecektir. 

Öğrencilerin yurt dışından döndükten sonra en geç 1 ay içerisinde tüm belgelerini eksiksiz bir biçimde LLP/Erasmus Birimi'ne teslim etmiş olmaları gerekmektedir.

4- Aslı istenilen belgelerin onaylı ve imzaların ıslak olması gerekmektedir.  Asıl belgelerin üzerinde silinti,     kazıntı, karalama, değişiklik vb. olmaması gerekmektedir.

5- Pasaport sayfası, Akademik Takvim vb. üzerinde isim yazmayan belgelerin üst kısmına öğrencinin ad, soyad ve bölüm bilgisi not düşülerek teslim edilmesi gerekmektedir.

6- Birimimize teslim edilmesi gereken belgeler listesinin bir çıktısı öğrenci tarafından alınarak hangi belgelerin teslim edildiği öğrenci tarafından takip edilecektir.

7- İki dönemlik seçilen ya da tek dönemlik seçilip süresi uzatılan öğrencilerin tüm belgelerini her dönem için ayrı ayrı düzenlemeleri gerekmektedir.

8- Misafir üniversitede alınan kredinin öğrenciden kaynaklanmayan nedenlerden ötürü 30 ECTS’nin altına düşmesi halinde, misafir üniversiteden alınabilecek maksimum ECTS miktarını gösteren resmi yazı getirilmesi gerekmektedir.

8- Belgelerin yurtdışından Üniversitemize gönderilmesi halinde normal postada kaybolma riski nedeniyle kargo ile gönderilmesi önem taşımaktadır.